UN(1)ASSISTANT COMPTABLE ET ADMINISTRATIF-H/F

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le poste d’Assistant comptable et administratif – H/F sera rattaché au
pharmacien- titulaire.

MISSIONS

Les principales missions du titulaire du poste se résument aux tâches suivantes :

– Etre une force de proposition et jouer un rôle de conseil interne et d’alerte dans
les processus du service comptable et de la gestion administrative ;
– Piloter le développement des volumes et parts de marché de la société auprès
des clients industriels et Gourmet.

RESPONSABILITES, PRINCIPALES FONCTIONS

Comptabilité

– Participer en collaboration avec son supérieur aux réflexions de gestion, à
l’élaboration des plans d’actions, à la définition de la stratégie de l’organisme ;
– Réceptionner les documents comptables ;
– Transmettre les factures pour l’établissement du bon à payer ;
– Vérifier les factures après les étapes de validation par les différents responsable
internes de l’officine ;
– Saisir les factures dans le respect des conditions définies ;
– Participer à développer le dialogue de gestion et à renforcer la culture de la
performance économique tout en assurant la conformité aux règles de gestion et
aux normes comptables ;

– Préparer et vérifier les notes de frais ;
– Assurer les règlements des notes de frais et des fournisseurs ;
– Saisir les pièces de caisse ;
– Etre l’interface entre le cabinet conseil et le service comptable de l’officine.

Administration

– Servir de point contact entre la pharmacienne-titulaire et les clients, les
fournisseurs et les employés ;
– Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la
correspondance quotidienne;

– Traiter les demandes et requêtes de manière appropriée ;
– Tenir l’agenda, organiser les réunions et les rencontres, et les rendez-vous ;
– Organiser les déplacements et la réception de certains produits ;
– Développer et mettre en place un système d’archivage.

Reporting

– Mettre à jour les tableaux de bord du suivi de charges ;
– Veiller à la mise en œuvre des actions d’amélioration de la qualité ;
– Rendre compte régulièrement au pharmacien-titulaire de l’avancement de ses
missions et des projets qui lui sont confiés et l’informer des problèmes
rencontrés ;
– Participer à l’établissement des tableaux de bord ;
– Transcrire et prendre des notes de réunions et présenter des rapports, des
présentations et des dossiers ;
– Garantir la production des reportings mensuels dans le respect des délais définis
par la pharmacien-titulaire.

BUDGET

– Veiller au respect du budget en cours d’année et en assurer le contrôle
budgétaire.

– Veiller à la gestion des fournitures de bureau et rechercher des offres et
fournisseurs avantageux pour l’officine Activités spécifiques.

Indicateur de performance : Critère qualitatif et quantitatif

– Améliorer les performances dans la gestion de la caisse ;
-Améliorer les performances de gestion interne ;
– Améliorer la gestion administrative ;
– Etre une force de proposition pour les avancées en matière de gadgets et
d’applications de bureau ;
– Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de
travail quotidienne ;
– Améliorer les compétences en planification et en gestion du temps ;
– Satisfaire aux exigences de qualité et de délai.

FORMATION

– Être diplômé minimum d’un BTS en comptabilité / Ressources Humaines /
Diplôme d’études secondaires et assimilés ;
– Justifier au moins de 2 années d’expérience dans une fonction similaire ;
– Une qualification supplémentaire d’assistant personnel serait un avantage.

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, CONNAISSANCES ET QUALITES RECHERCHEES

COMPETENCES
– Bonne maitrise de l’outil informatique ;
-Bonne connaissance de la règlementation SYSCOHADA ;

– Comportement équitable avec les employés de l’officine.
– Très bonnes connaissances des systèmes et des procédures de gestion de
bureau ;
– Excellente connaissance de MS Office ;
– Très bon niveau de communication verbale et écrite.

QUALITES

– Honnêteté et être en mesure de respecter la confidentialité ;
– Avoir des capacités de décision et d’adaptation ;
– Disponibilité, réactif, organisé, discret et aimable ;
– Être organisé.